8 (nemme) tips til Excel som gør dig til ekspert på rekordtid

| 29. oktober 2015 | 0 Comments

Synes du Excel er svært?

Så får du her 8 nemme tips til, hvordan du kan fremstå som en “regnearkekspert” på rekordtid.

Alle tipsne kan du tage og bruge her og nu – så lad os se nærmere på det med det samme!

Tip 1: Lav din helt egen menu

Når du har Excel åbent er der ofte 3 genveje i den øverste menu i toppen af skærmen. Denne menulinje kaldes værktøjslinjen ’Hurtig Adgang’ og indeholder normalt en knap til at gemme, fortryde og annullere fortrydelsen.

Men det kunne være smart hvis der også var en genvej til de funktioner du bruger mest.

Klik på pilen til højre i værktøjslinjen Hurtig Adgang og tryk på ’Flere kommandoer’.

1

  1. Vælg derefter den funktion du vil tilføje på listen til venstre.
  2. Tryk på knappen ’Tilføj >>’ i midten af boksen.
  3. Gem ændringerne ved at trykke på ’OK’

indsæt-funktion-hurtig-adgang

Nu har du hurtigt tilføjet de nye funktioner til værktøjslinjen ’Hurtig Adgang’.

Tip 2: Tilføj flere kolonner eller rækker på én gang

Du kan nemt tilføje en ny kolonne (eller række) ved at højreklikke på kolonnenavnet og trykke på indsæt.

2

Det samme gør sig gældende hvis du vil indsætte en række.

Men hvis du vil indsætte flere på én gang, så kan du blot markere flere kolonner og gøre det samme.

3

Så hvis du for eksempel har markeret 5 kolonner, så indsættes der 5 nye kolonner til venstre for de markerede. Hvis du har markeret 5 rækker, så bliver der indsat 5 nye rækker over de markerede.

Tip 3: Søg med wildcards

Du ved måske allerede, at du kan søge i dit Excel ark ved at bruge genvejstasten Ctrl + B?

Hvad du måske ikke ved er, at du kan bruge Wildcards i din søgning.

Det betyder, at hvis der er tegn i din søgning du ikke er helt sikker på, så kan du bruge * eller ? som hjælpetegn.

Hvis du fx skal finde telefonnummeret 60712428 i dit Excel ark, men kun kan huske de første 2 cifre og de sidste 2 cifre i nummeret – så kan du søge efter: 60*28. Du kunne også have søgt efter 60????28.

Så:

  • * erstatter flere tegn i din søgning.
  • ? erstatter et enkelt tegn i din søgning.

4

Tip 4: Datavalidering

Nogle gange kan det være ekstremt vigtigt, at der ikke bliver indtastet en forkert type data i dit Excel ark.

Eksempelvis hvis en dato bliver indtastet som tekst – så kan Excel ikke forstå, at det er en dato den skal arbejde med. Dette gør, at du så ikke kan bruge datoen til filtrering og anden sammentælling eller udregning.

Sådan løser du det:

1: Vælg de celler du vil kontrollere.

2: Tryk på fanen ’Data’ i menulinjen (båndet). Og derefter på knappen ’Datavalidering’.

5

3: I den nye boks der kommer frem, vælg det kriterie du vil kontrollere på i rullelisten ’Tillad’. Eksempelvis på dato.

6

4: Vælg derefter start- og slutdato. Disse er oftest ikke så vigtige, så sæt en ”tidlig” startdato og en ”sen” slutdato (evt. mange år tilbage i tiden, og mange år ude i fremtiden). Det primære der skal kontrolleres på her er, om der indtastes en dato.

5: Når du trykker på ’OK’ så er det netop det datavalideringen er sat op til. Der kan nu kun indtastes datoer i de valgte celler.

Tip 5: Hurtig navigation med Ctrl + piletasterne

Ctrl + en af piletasterne gør dig i stand til at hoppe hen til enden af dit ark eller enden af dit datasæt.

Hvis du står i celle A1 i et helt tomt ark og trykker Ctrl + Pil til højre så kommer du ud til den højre ende af arket. Hvis du derefter trykker Ctrl + Pil ned så kommer du til den nederste række i arket.

Hvis du derimod havde indtastet data i området A1:H200, så hvis du står i celle A1 og trykker Ctrl + Pil til højre, så kommer du til celle H1. Hvis du derefter trykker Ctrl + Pil ned, så kommer du hen til celle H200. Hvis du trykker Ctrl + Pil ned igen nu, så kommer du nu til den nederste række i arket.

Denne genvej er en af de mest brugte blandt Excel eksperter – herunder mig selv.

Tip 6: Kombiner tekst med &-tegnet

Fornavne og efternavne er ofte delt op i forskellige celler. Men nogle gange har du brug for at hele navnet står i én celle.

Det tager alt for lang tid selv, at sidde og “klippe og klistre” det sammen.

Der er heldigvis en smart måde: & – tegnet.

7

Her har jeg nemt kombineret mit fornavn og efternavn i en celle ved at bruge & til at binde teksten sammen.

Du kan også bruge denne formel: =A1&B1, men så kommer der intet mellemrum mellem fornavn og efternavn.

Det ser sådan ud når jeg trykker enter.

8

Tip 7: Indtastning af værdier der starter med 0

Hvis du fx indtaster pin-koder i Excel, så har du et problem hvis din pin-kode starter med 0. For så vil Excel automatisk fjerne 0’et fordi det ikke betyder noget. 0’et har ikke nogen reel værdi.

At der står 0 foran 100, gør jo ikke tallet større.

Men det har en enorm betydning for din data, så der skal findes en vej uden om. Den er heldigvis ganske simpel.

Sæt en apostrof ’ før tallet, så forstår Excel det som tekst og beholder 0’et foran.

9

Tip 8: Hurtig omdøbning af Excel-ark

Den langsomme vej til at omdøbe et Excel-ark er at højreklikke på det og trykke på omdøb. Det er en lidt unødvendig lang vej, når du blot kan dobbeltklikke på navnet og indtaste det nye navn med det samme.

Det tip sparer dig 2 sekunder hver gang du omdøber et ark. Det virker måske ikke af meget.

Men jeg har selv omdøbt flere tusinde ark i tidernes løb – så jeg har altså kunne sove et par timer længere en dag pga. det tip ;)

10

Vil du lære endnu mere om Excel?

Denne guide er skrevet af Office-eksperterne Mikkel og Kasper fra Proximo. Proximo er stedet hvor du lærer Microsoft Office online i form af kurser og guides.
Er du ny i Excel? Så prøv vores gratis online Excel-kursus lige her.

Tags: ,

Category: Guides

Leave a Reply